jueves, 21 de julio de 2011

INFORMES TÉCNICOS



INDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN….…………………………………….....................................3

El Informe Técnico…..……………………………………………...4
·         Tipos de Informes ……………………………………………4
·         Según su Extensión ……………………………..…………….4
·         Según su Función……………………………..........................4
·         Según su Finalidad…………..……………………..…………5
·         Según el Grado de Formalidad ……………………..………...5

Estructura de los Informes Técnicos……………..……………………….6
  •  Presentación………………………………………………….……....6 
  •   Introducción…………………………………...…………………….7
  •   Desarrollo/Hallazgos/Resultados……………………………..9
  •    Conclusiones………………………………………………12
  •    Recomendaciones………………………………….............12
  •    Anexos…………………………………………………….12

Redacción del Informe……………………………………......13
  • Pasos……………………………………………………13
  • Procesos y Normas……………………………….…….15

CONCLUSIONES…………………………….............................16
BIBLIOGRAFÍA……………………………………...................17
ANEXOS………………………………………...……….....……18



INTRODUCCIÓN

            El informe técnico es  un texto expositivo y argumentativo, por medio del cual se transmite una información de lo ejecutado en cierto tema y tiempo específico, o a lo que conviene hacer del mismo; generalmente están dirigidos a un destinatario que, normalmente, deberá tomar una decisión respecto al  tema tratado en el texto.  
            A continuación del presente trabajo le hablaremos acerca de los siguientes puntos como lo son:
  Ø  Informe Técnicos (Concepto)
  Ø  Tipos de Informes Técnicos
  Ø  Estructura de los Informes Técnicos
  Ø  Normas de presentación y de Redacción.

De igual forma con esta investigación sobre los informes técnicos, se logra ampliar los conocimientos sobre los mismos, en los cuales están, su tipología, importancia, entre otros que se verán en el desarrollo del trabajo; con dicha información podremos identificar cuán importante es la elaboración de un buen informe.
Todo esto lo realizamos a través de una investigación de varias páginas web de internet, para obtener información de distintos puntos de vista y así lograr un conocimiento más amplio y concreto.


El Informe Técnico.
            Es la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho.  
            El objetivo del informe técnico es presentar de forma clara y detallada un trabajo científico o técnico de investigación o desarrollo, o describir en qué estado o situación se encuentra algún proyecto.

Tipos de Informes
            Clasificar los informes es un tanto complejo, por cuanto si se hace, atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno sería múltiples, en tal sentido podrían clasificarse así:
Ø  Según su extensión: Cortos y largos. Se dice que un informe es corto si su extensión  no pasa de ocho a diez cuartillas, tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas.
Ø  Según su función: Comunicativos, examinadores y analíticos.

ü  Comunicativos: Presentan un conjunto de información, debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia, sin que el autor añada interpretaciones.

ü  Examinadores: Expone e interpreta, además de presentar la información pertinente, el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Su fin primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada.
ü  Analíticos: Presenta información, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario.

Ø  Según su Finalidad: Operacionales y para cambios.
ü  Operacionales: Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados.  Todos los informes que exponen las políticas, determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización.

ü  Para Cambios: Destinados al análisis, a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización.  Tienen carácter innovador, cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial.

Ø  Según el Grado de Formalidad: Formales e informales.
ü  Formales: Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias.

ü  Informales.  Se preparan de manera rápida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla, e incluso en formularios, formatos preelaborados.



Estructura de los Informes Técnicos
            La correcta estructura de un informe técnico es fundamental para que el mismo pueda ser comprendido con claridad; de esta manera se garantiza una redacción  clara y objetiva, es así como se debe utilizar frases concretas y concisas, sin perder de vista los objetivos del trabajo.  La extensión total del Informe debería estar entre 3 y 8 páginas, incluyendo figuras y referencias. 
            La estructura debe estar compuesta como mínimo de las siguientes partes:
a) Presentación. 
b) Introducción.
c) Desarrollo/Hallazgos/Resultados.
d) Conclusiones y Recomendaciones.  
e) Anexos.

Ø  Presentación: La presentación de un informe está constituido por la portada y el índice o tabla de contenido;  a continuación se describe los elementos básicos a considerar en la redacción de estos aspectos:

ü  Portada: Es la primer página del informe y permite la identificación del documento, que consta del título del informe, el nombre del autor y/o autores, el nombre completo de la Corporación; además de la fecha en la que se presenta.  El título del informe proviene del objetivo general del informe técnico.  
            Es el primer contacto del lector con el trabajo que se le ofrece y por ello la portada debe contener en pocas palabras la información necesaria y suficiente para dejar en claro a qué se refiere el  texto e interesarlo en la lectura.

ü  Índice o Tabla de Contenido: Lista los títulos principales y la página en que aparece cada uno de ellos.  Enlista los subtítulos debajo de su título principal correspondiente.  Lo importante de esta sección radica en que proporciona un esquema del reporte; el lector sabrá inmediatamente donde buscar lo que le interesa.


Ø  Introducción: En esta parte del informe se  presenta brevemente una descripción breve de lo que se trata el informe respectivo, con el propósito de situar al lector y ofrecer  un marco de referencia.  Si se trata de una investigación se debe indicar cuál es el problema, el por qué y cómo se planeó la investigación; además se debe informar cual es el objetivo principal y los específicos dentro de los que se contemplen los siguientes datos: 

ü  Antecedentes: Es la contextualización que servirá para que el lector tenga conocimiento  de qué se trata el informe respectivo, ¿Qué tipo de hechos se desea esclarecer?, ¿Desde cuándo se presenta?, ¿Cómo afectan la realidad?, etc.   Si se tratara de un informe Ad hoc es necesario mostrar quien solicita dicho informe y por qué lo solicita.  Si el informe a redactar se trata de un avance de proyecto, se debe indicar el  vínculo que tiene el informe a redactar con otros anteriores.  En el caso de un informe periódico, solo se establece que es de rutina presentarlo y que, salvo que haya sido encontrado algo fuera de lo común, solo sirve de información a la administración.

ü  Período que abarca y dónde se realizó: Todo informe técnico debe explicar brevemente el período que abarca el tema que se presenta en dicho informe, Seguido del lugar en donde se realizó la investigación efectuada. 

ü  Objetivo General: Los objetivos son los propósitos del trabajo, expresan el fin que pretende alcanzarse y por lo tanto todo el trabajo se orientará a lograr ese objetivo. El objetivo general es la gran pauta a seguir dentro del proceso que se quiere investigar, estudiar, demostrar o conocer. Los pasos que nos llevan a su logro son los objetivos específicos.

ü  Objetivos Específicos: Expresan cómo se pretende alcanzar el objetivo general, en otras palabras son los pasos que nos llevan a su logro.  Además lo operacionalizan y nos dicen cómo proporcionan cada uno por aparte, un porcentaje del objetivo general, hasta completarlo en un cien por ciento.  

       Para la redacción de los objetivos se  tomará en cuenta lo siguiente:   
ü  Estar dirigidos a los elementos básicos del problema en estudio.
ü   Ser medibles y observables.
ü  Ser claros y precisos.
ü  Expresarse por medio de un verbo en infinitivo (ej. Implementar).

            Nota: Se recomienda que el informe tenga como máximo tres objetivos específicos, para lograr alcanzar el objetivo general, de lo contrario estos objetivos tenderán a confundirse con metas.  Normalmente uno  de los objetivos específicos tiene mayor connotación que los otros,  de tal forma que, los porcentajes pueden estar divididos de la siguiente  manera: objetivo específico 1 (40%), objetivo específico 2 (30%) y objetivo específico 3 (30%).
ü  Alcance: Corresponde al ámbito del trabajo, es decir, al campo de aplicación del cual se extrajo la información.

ü  Problema y su justificación:  El punto de partida de una investigación es la existencia de una situación que ha llamado la atención del funcionario y que a su juicio requiere ser  investigada para esclarecerla, mejorarla, hacer propuestas, resolverla, etc., es decir, para pasar  a algún tipo de acción posterior.  Por este motivo se  indican las razones que originan la necesidad de investigar (a modo de introducción) tal tema; se enuncia el problema y se justifica la necesidad de hacer la investigación, indicando su viabilidad y su duración probable.  
            Cuando el informe técnico responde al resultado de una investigación, se plantea el problema que dio origen al estudio y el  razonamiento de su importancia.   La formulación del problema no es más que la expresión del mismo en interrogantes, puede hacerse en una única pregunta o en varias.

Los criterios para plantear adecuadamente el problema de investigación son:
            El problema estará formulado claramente y sin ambigüedad, preferiblemente en forma interrogativa, por ejemplo ¿qué efecto?, ¿en qué condiciones?, ¿Cómo se relaciona esto con aquello?
            El planteamiento en forma de preguntas tiene la ventaja de presentarlo de manera directa, minimizando la distorsión; para que esto suceda es necesario que la(s) pregunta(s) sea (n) lo más precisa (s) posible. Con el planteamiento del problema de investigación en el informe técnico, se afina y estructura mejor los resultados de la investigación que se desea informar.
            Antes comenzar una investigación se debe elegir el problema que se desea estudiar. Muchos autores afirman que se debe elegir el tema a estudiar, pero esto no es así, pues no se estudia un tema, se estudia un problema que puede estar dentro de un tema. 

Ø  Desarrollo/Hallazgos/Resultados: En esta sección del informe se presenta los frutos del análisis y evaluación de la realidad específica. 
Se puede dividir en dos secciones:
ü  Metodología Utilizada.
ü  Presentación de los Hallazgos y Resultados.

ü  Metodología utilizada: En la sección de la metodología utilizada se detalla paso a paso el procedimiento de trabajo utilizado.  Si se prefiere se puede utilizar un Flujograma para describir lo realizado en cada paso, sin embargo, es conveniente indicar el significado de cada figura para orientar al lector.  Por otra parte y de manera opcional, se puede ampliar aspectos sobre la metodología utilizada, para lo cual se utilizaría los siguientes aspectos:
a) Naturaleza del proyecto
b) Administración del tiempo, manejo de recursos y  programación de actividades.
c) Procedimiento de recopilación de la información. 
d) Técnicas empleadas para el procesamiento de datos e interpretación de la información.
e) En el caso de que el informe técnico responde a  un proceso de investigación, se definirá el método empleado para  el tratamiento del objeto de investigación. 
f) En el caso de que se trate de una investigación científica se pueden considerar los siguientes elementos:
1. Tipo de investigación (descriptiva, correlacional, explicativa, cualitativa, cuantitativa, mixta)
2.  Fuentes de información
3.  Determinación de la población de estudio
4.  Técnicas de muestreo
5.  Variables, indicadores e instrumentos
6.  Técnicas de procesamiento de la información
g) Si el informe técnico no tiene como fin presentar resultados para dar solución a un problema que requiere investigación,  se puede prescindir de los últimos seis puntos.
ü  Presentación de los Hallazgos y Resultados: Una vez que se plantea la metodología seguida, se  presentará de una manera ordenada los resultados obtenidos del análisis en cuestión.  Los títulos de los capítulos de esta sección coincidirán con cada uno de los objetivos específicos citados y serán  desarrollados con los hallazgos y resultados obtenidos.

            A cada capítulo le será asignado un título cuyo nombre se elabora mediante la eliminación del verbo infinitivo con el que inicia  cada uno de los objetivos específicos.  

            Las figuras, gráficos, fotos y diagramas, deben tener un número y título, colocado en la parte inferior de los mismos. Los cuadros también deben tener un número y título, colocado en la parte superior. Refiérase a los ejemplos de objetivos específicos citados anteriormente, para comprender los títulos de los capítulos de los hallazgos y resultados que se deben desarrollar.

            Generalmente se presenta los datos recolectados y el tratamiento estadístico que se practicó.  En primera instancia se describe brevemente la idea principal que señala los resultados o descubrimientos y luego se  reporta los resultados.   En la presentación de hallazgos y resultados se puede utilizar cuadros, gráficos e ilustraciones con el propósito de hacer el informe mucho más comprensivo y más atractivo.



Ø  Conclusiones:   Son la esencia del informe y deben ser claras y precisas; no son más que los resultados expuestos en forma consecutiva y enfática.  Una conclusión  revela las relaciones entre los diversos hallazgos  – si fueron varios- y deduce los efectos de su importancia.  En este apartado se debe anotar si el objetivo general fue alcanzado y si cada uno de los objetivos específicos logró su cometido, en cuanto a operacionalizar el objetivo general.  Se redactan los puntos concluyentes de una manera clara, concreta y precisa. Deben presentarse en el mismo orden lógico que se desarrolló el trabajo.


Ø  Recomendaciones: Las  recomendaciones son exhortaciones o sugerencias que ofrece el técnico a la administración una vez que se han expuesto los resultados del trabajo y que se ofrece con claridad que se deben realizar ciertas acciones para prevenir a la administración sobre el riesgo, la oportunidad, la ventaja, la pertinencia, la necesidad, la conveniencia o la urgencia, entre otros, de activar estrategias de trabajo, cambios de políticas administrativas, y otros mecanismos de respuesta funcional operativa.


Ø  Anexos: Los anexos se consideran separadamente de la parte final, debido a que, aunque no siempre se requieren, pueden formar parte esencial de algunos informes.  Los anexos se usan para presentar material que:
ü  Es necesario para completar el texto, pero que, si se inserta en el cuerpo del informe, puede alterar la presentación ordenada y lógica del trabajo.
ü   Puede ser omitido para el lector ordinario, pero puede ser valioso para el especialista en la materia.


Redacción del Informe.
             Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones, que además ha de ser leído por una o varias personas, o bien puede quedar archivado para consulta, el redactor debe ser directo, pero con estilo natural y espontáneo.
            Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio, pero la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad, debe ser clara, precisa, directa, armónica y equilibrada, de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para él lector, sus oraciones, ideas deben tener una secuencia lógica, coherente, o sea perfectamente ligadas.

Pasos en la Redacción del Informe.
Ø  Esquema o Plan: El esquema del informe generalmente se fija por la normativa, gusto  o necesidades de la empresa, para evitar duplicidad de formatos.  Este paso viene dado por la propia organización.  De no existir un esquema preestablecido, se recomienda seguir alguno de los sugeridos, según el tipo de informe, con las adaptaciones a que haya lugar.
Ø  Borrador: Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe.  Escriba palabras sencillas, sin detenerse a revisar errores. Sencillamente deje correr su pensamiento, la fluidez de las ideas.
Ø  Revisión: Finalizado el borrador, revíselo cuidadosamente y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia, concisión, claridad, cortesía, ortografía.
Ø  Imprímase: Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario, debe pasarlo en limpio para su entrega, en forma manuscrita, mecanizada o computarizada 

Proceso de redacción
            El arte de redactar se circunscribe a hechos reales.  Todo escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar  motivación para proseguir con la lectura.  En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito fundamental.

Pasos para redactar
            Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redacción son los mismos.
ü  Selección del tema: Defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar.

ü  Búsqueda de información: Recopile toda la información necesaria para sustentar sus planteamientos

ü  Elaboración del bosquejo: No es más que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo, de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas más importantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusión.

ü  Redacción de un borrador: Redacte según el plan o bosquejo. Piense en la forma como enlazará las ideas, pues éstas deben estar bien articuladas.  emplee los enlaces o conectivos adecuados.  Lea con atención, revise la claridad, corrija palabras mal empleadas, sustituya las que repita por sinónimos, elimine ideas ya expresadas.

ü  Redacción Definitiva: Revisado el borrador, rectificado vocabulario, ortografía, coherencia, así como el orden de las ideas, no queda más que expresarlo de manera final. 

Normas de Presentación de los Informes Técnicos:
ü  Debe escribirse en papel tamaño carta, blanco.
ü  La escritura a máquina le da una mejor apariencia formal y lo hace más fácil de leer.
ü  El texto debe escribirse a doble espacio aún cuando las notas a pie de página y las citas extensas se pueden escribir al espacio simple. El margen superior y el derecho debe ser de 20 mm. (2 cm.) el inferior y el izquierdo debe ser de 40 mm. (4 cm.).
ü  La escritura debe efectuarse por un solo lado de la hoja con subtítulo convenientemente destacado.
ü  Las hojas deben numerarse, unirse con algún elemento y entregarse en una carpeta.


CONCLUSIÓN
          Los informes Técnicos son de suma importancia, ya que a través de estos se facilita la comprensión de una situación compleja, Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito, pues, aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión, los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la exposición de gran cantidad de información.
          El informe técnico debe ser adecuado, este a su vez de poseer ciertas características:
ü  Texto objetivo
ü  Lenguaje Preciso
ü  Sustentar datos precisos
ü  Argumentar Hechos verificables.

            Para la elaboración de los informes técnicos debe seguirse unas series de pasos que deben seguir un orden, lo primero que tenemos que saber es que clase de informes se va a realizar, es decir si son Cortos  o largos.
            La correcta estructura de un informe técnico es fundamental para que el mismo pueda ser comprendido con claridad; de esta manera se garantiza una redacción  clara y objetiva, es así como se debe utilizar frases concretas y concisas, sin perder de vista los objetivos del trabajo. 
            Su elaboración se realiza conforme a un plan. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración, lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información.



REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

ü  Guía para la presentación de informes técnicos. 2007.  En internet:
ü  Redacción de Informes Técnicos.   En internet:  
ü  es.wikipedia.org/wiki/Informes_de_Venezuela –
ü  http://www.slideshare.net/austinmi/tecnicas-de-redaccion-de-informes.



ANEXOS




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